Žodžių trumpinys KPI (angl. key performance indicator) yra organizacijos veiklos rodiklis, kuriuo matuojama tam tikra veikla ar procesas. KPI rodiklis yra įmonės strateginio valdymo ir kontrolės įrankis. Teisingai nustatytas ir matuojamas KPI veiklos rodiklis padeda įvertinti esamą situaciją, siekti užsibrėžtų tikslų ir priimti duomenimis grįstus sprendimus.

KPI rodiklių kategorijos

KPI rodikliai gali būti skirstomi pagal įvairius kriterijus, visgi pirmiausiai jie skirstomi į kokybinius ir kiekybinius.

Kokybės KPI rodikliai

Kokybės KPI rodikliai parodo, kaip gerai atliktas darbas ar suteikta paslauga. Kokybės rodikliai gali būti vidiniai, t.y. matuojami įmonės viduje, dar iki produktui ar paslaugai pasiekiant klientą, pvz.: gaminio broko rodikliai, programinės įrangos testavimo klaidos ir pan. Kokybės rodikliai gali būti ir išoriniai, kai matuojama produkto ar paslaugos kokybė iš kliento perspektyvos, pvz.: kliento rekomendavimo indeksas (NPS, angl. Net Promoter Score), kliento pasitenkinimo balas, klientų atsiliepimai ir t.t.

Kiekybės KPI rodikliai

Kiekybės KPI rodikliai parodo veiklos apimtis. Analogiškai, kaip ir kokybės rodikliai, šie gali būti matuojami įmonės viduje įvertinti, kaip efektyviai dirba įmonė, pvz.: gamybos apimtys, nebaigtos gaminti produkcijos kiekis, per parą pagamintos produkcijos kiekis, aptarnautų klientų skaičius ir pan. Tuo tarpu išoriniai kiekybės KPI rodikliai – pardavimo apimtys, internetinės svetainės lankytojų srautas ir t.t.

KPI rodikliai gali būti skirstomi į priežasties ir pasekmės rodiklius, priklausomai nuo to, kokią veiklos proceso dalį norima matuoti.

Pasekmės KPI rodiklis

Kitaip sakant tai rezultato KPI rodiklis, pvz. pardavimo pajamos per mėnesį. Kai šis rodiklis netenkina, ieškoma priežasčių, dėl kurių pastarasis rezultatas įvyko.

Priežasties KPI rodiklis

Tokiu atveju, kai kyla klausimų dėl rezultato rodiklio įgyvendinimo, pradedami fiksuoti priežasties rodikliai, pvz.: aptarnautų klientų skaičius per mėnesį, kurio suminė išraišką ir buvo gautos pajamos – rezultato rodiklis.

KPI rodikliai gali būti skirstomi ir pagal veiklą, kurią jie matuoja. Tai geriausiai pažįstamos ir kasdieninėje įmonių veikloje naudojamos KPI rodiklių kategorijos. Pateikiami dažniausiai sutinkami KPI įmonių valdyme ir veikloje.

Veiklos efektyvumo rodikliai

Šios kategorijos rodikliai parodo, kaip efektyviai dirba įmonė. Pavyzdžiai: gamybos ciklo laikas, kliento užsakymo įvykdymo laikas, atsargų apyvartumas. Gali būti matuojami ir vėluojantys užsakymai, t.y. jų kiekis nurodo, ar užsakymai atliekami laiku.

Pardavimo KPI

Sunkiai galima įsivaizduoti bent vieną pardavimo skyrių ar jo vadybininkus, kurie nematuotų šio rodiklio. Pardavimo KPI yra įtraukimas kone į kiekvieno pardavimo skyriaus matuojamų rodiklių rinkinį ir tai parodo, kaip sėkmingai pavyksta siekti nustatytų pardavimo KPI. Ar šis rodiklis turėtų būti susietas su darbuotojų motyvacine sistema? Daugeliu atveju taip yra, bet ar tai efektyvu – atskiras klausimas ir tema.

Rinkodaros KPI

Tai vienas iš vidinių įmonės veiklos rodiklių, kuris tiesioginio ryšio ir sąsajos su klientų ar pardavimo pajamomis neturi. Bet suprantama, jog tai kas matoma ir girdima – klientų dažniau pastebima ir perkama. Taigi rinkodaros KPI galėtų būti paspaudimų internetinėje svetainėje ar internetinėje parduotuvėje skaičius, reklamos konversijų skaičius ir pan.

Klientų aptarnavimo KPI

Šie rodikliai parodo, kaip gerai įmonė aptarnauja savo klientus – klientų aptarnavimo greitis, atsakymų į užklausas greitis, eilėje laukiančių klientų skaičius, NPS, kiti klientų pasitenkinimo identifikavimo rodikliai.

Darbuotojų veiklos KPI

Vis dažniau įmonių valdyme sutinkami ir matuojami darbuotojų veiklos rodikliai, kurie pastaruoju metu fiksuojami ne tik statistikai rinkti, bet ir aktyviems veiksmams imtis, siekiant išsaugoti ar pritraukti naujus darbuotojus į organizaciją (talentų valdymas). Tai gali būti darbuotojų kaitos rodiklis, darbuotojų pasitenkinimo darboviete (eNPS) rodiklis, darbuotojo mokymosi efektyvumo rodiklis ir kt.

Finansiniai rodikliai

Kiekvienos strateginės sesijos viena iš pagrindinių temų yra įmonės finansiniai rodikliai, t.y. kaip sekėsi juos pasiekti ir kaip įmonė atrodo iš finansinės pusės: pajamos, pelnas, marža, investicijų grąža. Šie rodikliai yra svarbūs priimant strateginius sprendimus dėl biudžeto, investicijų, plėtros ir kitais klausimais, kurie reikalauja finansinių išteklių.

KPI rodiklių naudos

Kaip ir buvo paminėta anksčiau, KPI rodikliai yra strateginio valdymo dalis, tiksliau stebėjimo įrankiai, siekiant atsakyti kaip sekasi ir kokių bei kada reikia imtis koreguojančių veiksmų.

Kasdieninės veiklos ir strateginių tikslų atitikimas

Pirmiausiai išsikeliami strateginiai tikslai ir sudaromas planas, kaip šių tikslų pasiekti. Neretai atsitinka taip, jog strateginiai tikslai yra pamirštami ir „pasineriama“ į kasdieninę rutininę veiklą, kuri nebūtinai yra efektyvi ar reikalinga. Taigi viena iš KPI rodiklių naudų yra neleisti pamiršti ir nukrypti nuo strateginių tikslų įgyvendinimo, kadangi net ir mažiausi KPI rodiklių siekimas turi būti nukreiptas į didesnio – strateginio tikslo įgyvendinimą.

Tinkami prioritetai

Turint KPI rodiklių sistema lengva įvertinti, ar atliekama veikla yra susijusi su tikslo siekimu. Tikriausiai visiems pažįstama situacija, kai smulkūs darbai, dėl kurių garsiai „šaukiama“ užima nemažą darbo dienos dalį. Tačiau šie darbai nebūtinai yra tie darbai, kurie veda link tikslo įgyvendinimo. Taigi kiekvieno skyriaus ar asmeninis KPI rodiklių rinkinys yra geras indikatorius, sudėliojant darbų prioritetus.

Duomenimis grįsti sprendimai

KPI rodiklis nėra tik skaičius, kurį reikia pasiekti. KPI rodiklio analizė leidžia kur kas giliau ir plačiau pažvelgti į veiklą ir jos procesus. Ir žinant siektinus bei realius-esamus rodiklius galima priimti pagrįstus faktais sprendimus, t.y. planuojant kitų metų biudžetą ar investicijas. Koks buvo nustatytas pajamų rodiklis? Kokį pajamų rodiklį pavyko faktiškai pasiekti? Kokios priežastys lėmė pasiektą KPI? Ir pan.

Perspėjimo sistema

Žinoma, KPI rodikliai nėra nustatomi šiaip sau – tai kiekvieno darbuotojo, skyriaus, departamento ar visos organizacijos rodiklis, kurio norima pasiekti, įgyvendinant strateginius tikslus. Taigi atitinkamai pastangos turi būti sutelktos į šių rodiklių siekimą. Vieni rodikliai gali būti matuojami vieną kartą per metus, kiti kas pusmetį, kas ketvirtį ar kas mėnesį. Taigi jei po mėnesio ar ketvirčio matoma, jog atsiliekama nuo nustatyto rodiklio – tai signalas, jog reikia imtis aktyvių veiksmų ar korekcijų, jog rodiklis metų gale būtų pasiektas. Tokiu būdu bus išvengya staigmenos metų gale ar per strateginę sesiją, kai reikės pristatyti praėjusių metų rodiklius.

Atsakomybė už KPI rodiklius

KPI rodikliai nėra tik vadovų reikalas. KPI rodikliai yra kaskaduojami, t.y. suskirstomi į smulkesnius ir priskiriami su konkrečia veikla susijusiems skyriams, komandoms, darbuotojams. Teisingai iškomunikavus KPI rodiklio svarbą, bei kaip tai prisidės prie bendro tikslo siekimo ir kuo tai naudinga konkrečiam darbuotojui, padidėja kiekvieno asmeninė atsakomybė už rodiklį.

KPI rodiklis ir įmonės strateginis valdymas

Apibendrinant galima teigti, jog KPI rodiklių svarba įmonės strateginiame valdyme yra didžiulė. Tik kai matuojama, kas yra svarbu ir aktualu, galima įvertinti, kaip sekasi ir dėlioti ateities planus. KPI rodikliai turi būti ambicingi ir tuo pačiu realūs, bei pasiekiami, tada ir komanda bei visa organizacija bus motyvuota ir nusiteikusi siekti nustatytų rodiklių.